采购流程优化的主要内容

注意采购流程设计的要点固然重要，但是随着环境的不断变化，采购流程的优化工作也是必须注意的。采购流程优化的主内容主要有以下六个方面。 　　一、运用专业管理工具 　　向客户发放采购卡是大多数企业都认可的一种改进采购流程的工具或系统。即采购卡是最常用的管理工具之一。 　　二、对采购卡的通俗理解 　　它是一种面向稳定供应商的采购方客户使用的 种类。通常，面向采购卡的商品（物品）项目的价值相对而言比较低。当需要此类物品的客户要求降低采购成本时，可完全跨过采购部门，自己使用采购卡联系供应商即可。 　　如果通过采购部门在大范围内搜索供应商，采购方的成本通常都会超出物品本身的价值。 　　研究表明在大多数企业里采购部门只要负责采购卡的引进和管理工作，就可满足客户的需求。实践也表明，客户用采购卡来进行交易能够迅速得到需求的响应，且有效地降低平均成本；而采购方也减少了大量的搜寻工作及相应的成本。 　　三、利用互联网，扩大在线体系的应用范围 　　第一 建立基于互联网的电子采购商务体系。基于互联网的电子采购商务体系一般包括了一系列广泛而多样的活动。 　　1、从客户到采购部门的在线通知系统。在线通知系统是指通过高效和迅速的信息传递方式来节约时间的一种内部系统。客户在需要通过采购部门来满足物料和服务需求的时候使用该系统。客户会通过内部的电子系统来发送采购请求。采购部门通过在线通知系统快速获取采购请求，执行采购雾腾腾。对于低价值的物料采购应该再开发一种新的系统或流程，使客户直接从供应商那里获取而不需要采购部门参与。 　　2、在线订购系统。在线系统中，买方与卖方通过网络工具建立直接的电子联系。该系统的主要特征是需要一个软件作支撑。事实证明：企业一旦与供应商建立了长期合作关系，在线订购就成为常规的采购方式。 　　在线订购系统的优点主要有： 　　优点一 供需双方可立即知道延迟交货项目 　　优点二 订单输入时间更短，从而缩短了订单周期时间 　　优点三 减少误差 　　优点四 订单的跟踪能力更加强大 　　优点五 有助于在供应商与公司间建立紧密的联系 　　第二 实施电子数据交换。该系统包括一套信息交流标准，可支持企业间长远的商业单证和信息的电子交换。该体系的好处是：它可消除传统信息流中的一些烦琐的环节，有利于节省时间和节约成本。对于许多企业，尤其是中小型企业，电子数据交换系统更是一种迅捷和廉价地与供应商传递信息的 方式。例如该系统在买方获知采购需求后，会自动向供应商传真该需求。 　　第三 通过电子目录在线订购。很多买方将这种方法与其他低价值采购系统联合起来使用。例如，一家企业可允许其客户通过互联网上提供的电子目录来确认供应源，然后通过采购卡订货。使用电子目录的主要好处是其搜索成本很低，而且，如果客户越过采购部门直接订货，采用这种方式就能节省时间周期和订货成本。在线订货的最大障碍是只有有限的供应商提供电子采购目录以及可能出现的电子订货的安全和控制问题。 　　四、建立长期采购合同 　　从时间上来说，长期采购合同的期限通常是1～5年。如果供应商绩效达到发展需求，企业可与其继续签约。实际的采购活动中，采购方在丌发管理低价值项目采购所需的特定方法时，通常以长期合同为基础。 　　五、允许客户向供应商直接订货 　　允许客户向供应商直接订货也是采购管理中一种常用的方法，它主要存在于许多种类简单且低价值的采购物品系统中。如采购卡或者在线订购系统等相关工具。 　　六、采购流程的再设计 　　采购流程的再设计通常能推进低价值采购系统的发展。适当地进行再设计可以加快周转次数，简化交易流程，从而节约交易成本。这也就是业内人士常随的：“采购系统的发展通常是再设计努力的成果。”的确如此，采购流程是由许多采购的子流程组成的。而多数的子采购流程都可以进行再设计，进而得到优化。 　　通过上面七方面所述采购流程的优化内容，我们可以看出改善采购业务流程的方法不外乎这样三种，即建立健全电子采购体系、加大信息技术的运用、不断强化准时化（just in time，JIT）采购方式。 　　准时化采购，是由JIT思想发展而来的一种准时化采购模式。它的优点是最大限度地消除浪费、降低库存，并最终实现零库存。有经验表明：它是一种非常理想的采购模式。