设计采购作业流程的注意要点

经验显示，企业的采购管理部门一旦出现这些流程管理问题，必然会使企业无法快速适应市场及经验环境的变化。正因为如此，在设计采购作业流程的注意要点有以下六点。 　　一、注意先后顺序及时被控制 　　采购作业流程巾的顺序及时效控制，一般应注意其流畅性与一致性，并考虑作业流程所需要的时限。如避免同一主管对同一采购案件，做多次的签核，或者避免同一采购案件，在不同部门出现重复作业的情况；再者就是避免同个采购案件需要经过多层的部门签署，而影响作业时效。 　　二、注意关键点的设置 　　为便于控制，各项在处理中的采购作业各阶段均能追踪管制。例如，国外采购，从询价、报价、申请输入许可证、开信用证、装船、报关、提货等均要注意管制要领。 　　三、注意划分权责或任务 　　即各项作业手续及查核责任，应有明确权责规定及查核办法。例如请购、采购、验收、付款等权责均应予以区分。 　　四、避免作业过程中发牛摩擦、重复与混乱 　　注意变化或弹性范围以及偶发事件的应对法则，如“紧急采购”及“外部授权”。 　　五、流程繁简或被重视的程度应符合实际 　　流程繁简或被重视的程度应与所处理业务或采购项目的重要性或价值的高低相适应简单的理解则是：凡涉及数量较大，价值较高，或易发生舞弊的作业，应有较严密的处理监督；反之，则可略予放宽，以求提高工作效率。 　　六、处理流程应合时宜 　　流程应做好及时改进工作。如早期设计的采购流程，经过一段叫间后，应加以修即不断改进，以适应组织的变更或实际作业需要。