采购管理操作流程

为进一步完善采购管理体制，密切配合生产的需要，加强成本控制，特提出以下采购操作管理流程的建议如下： 　　一、寻价 　　（一）明确原材料采购要求 　　1、根据具体使用 　　确认要求： 　　（1）技术人员或者提出需求人员提出物料采购要求（包括产品的型号、技术参数、材质等）； 　　（2）提出部门提出物料要求，采购根据采购小样，试产后再由提出人确认物料具体要求（针对不明 　　确物料需求的情况）。 　　2、  采购人员整理原材料采购要求，供后续采购提供依据，如有更改生产及时通知采购部门。 　　（二）供应商的开发 　　1、通过多方信息渠道收集相关供应商或承包商的资料，至少寻找3家以上的供应商；电话或QQ、旺旺与这些供应商或承包商进行初步的沟通：索要相关技术资料、报价表等，必要时可要求寄样品以供我们测试； 　　2、初步比较后找相对合适的3家（或以上）作实质性的沟通（对用量大或重要的原材料必要时需进行实地考核综合评估），通过价格、性能、服务等相关方面的因素形成《寻价格表》，并依此作为选用供应商的依据。 　　3、跟踪样品到货及使用情况； 　　4、各项考察合格后可进行初步合作：打样、小批量采购等； 　　5、初步合作完成作一个评定，确定合格后选取为合格供应商或加工商，如仍存在问题要求其限期改善，直至达到我方的标准。 　　二、采购过程的实施 　　（一）采购申请： 　　1、产品物料的采购申请由仓库根据最低库存提出申请，经主管部门经理批准后交采购部经理确认签收；采购人员制作采购计划并根据要求进行供应商选择与实施采购； 　　2、 办公、生活用品由行政部门提出申请，经主管部门经理批准后交采购部签收（特殊情况也可由行政部自行采购）； 　　（二）采购实施： 　　1、采购首先选择好合适的供应商并做好物料订单，经采购经理签字确认后传真到供应商并要求供应商制作采购单（购销合同）签章确认后回传，采购人员核对型号、数量、价格、到货日期等、，确认无误后再回传到供应商处要求进行生产与发货，采购原件采购人员整理并跟踪合同的到货情况； 　　2、办公、生活用品的采购经采购部初步估价后向财务部借支现金，直接到市场购买，月用量）大的物料应找好一两家合适的商家固定供应。 　　（三）采购跟进： 　　1、所有采购单（购销单）都应汇总到《采购计划表》上，以便统一管理； 　　2、采购交期应及时做好采购计划表中的《供应商交货进度表》，依此作为跟进交货和沟通的依据； 　　3、物料到公司由采购人员签收并及时确认数量与质量，对于坏料立即退货、少料要求补料； 　　4、仓库每天4：30点前把订单物料入库单交一联到采购部，采购部单核对当天入库单与快递单并记录到汇总表上，以备查询。 　　与及时跟进。 　　（四）采购财务管理 　　1、采购寻价表里了解发票与付款信息，跟踪订单的付款及发票到司情况，并及时做记录； 　　（五）供应商管理： 　　1、在采购整个过程中及时录入《采购计划表》中的《供应商评价表》； 　　2、定期（每季度）对所有协力厂商在产能、品质控制、价格、服务等多方面进行评估，具体见《目录》； 　　3、按评估结果对供应商进行分类（分A、B、C、D四级）：A类为优秀，B类为合格，C类为免强合格， 　　D类为不合格； 　　4、对A类供应商保持良好的和作关系；对B类供应商要加强沟通；对C类供应商要求限期改善；对D类供应商予以取消，终止合作关系 　　5、根据具体情况与供应商谈产品价格与付款周期。 　　三、采购工作整理 　　（一）原材料采购要求：根据技术人员、要求人员、采购人员在生产使用过程中整理所有的材料采购要求明细，并及时更新； 　　（二）寻价表：整理过程中所有了解的信息； 　　（三）采购计划表：从提出物料需求到供应商管理所有需要了解的信息的整理； 　　（四）供应商管理目录：供应商的具体信息、供货情况、服务情况汇总； 　　（五）采购合同及相关单据：及时汇总到采购计划表中，并按月份整理好； 　　采购部注意事项： 　　1、在批量批量购买时一定要先明确物料采购要求，并要要求相关人员签字确认，避免料到、款付后物料不可用浪费； 　　2、采购人同随时跟进样品的使用情况，并及时反馈到供应商处。 　　3、采购人员之间随时查看相关表格，撑握采购情况，完善工作进度；